Un obbligo che si allarga progressivamente alle PMI
Il whistleblowing è regolato in Italia dal D.Lgs. n. 24/2023, che ha recepito la direttiva europea sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione. Dopo un primo periodo in cui l'obbligo riguardava solo le grandi aziende, dal 17 dicembre l'adempimento si estende anche alle imprese con più di 50 dipendenti, ampliando in modo significativo la platea di PMI coinvolte.
L'obbligo non si limita però alla soglia dimensionale: sono tenute ad attivare un canale di segnalazione interno anche le imprese che hanno adottato un Modello organizzativo 231, indipendentemente dal numero di collaboratori, e quelle che operano in settori sensibili come finanza, antiriciclaggio, trasporti, ambiente o sicurezza sul lavoro, anche sotto la soglia dei 50 dipendenti. Per molte PMI italiane, quindi, l'adempimento è già attuale o lo diventerà a breve.
Le nuove linee guida ANAC e i requisiti tecnici dei canali
Il 26 novembre 2025 l'ANAC ha approvato nuove disposizioni che ridefiniscono in modo più stringente responsabilità, procedure e requisiti tecnologici dei canali di whistleblowing. Un punto cruciale riguarda gli strumenti ammessi: email ordinaria e PEC non sono considerate canali idonei, perché non garantiscono un livello adeguato di riservatezza sull'identità del segnalante. Le PMI devono quindi dotarsi di piattaforme dedicate, in grado di garantire tracciabilità delle segnalazioni e protezione della riservatezza lungo tutto il processo di gestione.
Le linee guida chiariscono inoltre il ruolo del gestore interno delle segnalazioni, che deve operare con autonomia rispetto alla direzione aziendale, e definiscono con maggiore precisione le tempistiche di riscontro al segnalante e le modalità di conservazione della documentazione.
Sanzioni e rischi per le PMI inadempienti
Il D.Lgs. 24/2023 prevede sanzioni amministrative pecuniarie che possono arrivare fino a 50.000 euro in caso di mancata attivazione dei canali di segnalazione, di ritorsioni verso il segnalante o di violazione degli obblighi di riservatezza. Al di là della sanzione diretta, l'assenza di un sistema di whistleblowing conforme espone la PMI a rischi reputazionali e, per le imprese dotate di Modello 231, può incidere sull'efficacia esimente del modello stesso in caso di procedimento giudiziario.
Per una PMI, implementare correttamente il whistleblowing significa anche costruire una cultura aziendale più solida: un canale di segnalazione funzionante permette di intercettare precocemente irregolarità interne, evitando che si trasformino in crisi reputazionali o contenziosi più gravi.
Implementare il whistleblowing senza una struttura legale interna
Molte PMI non dispongono di un ufficio legale o di compliance interno, e percepiscono l'adeguamento come un onere sproporzionato rispetto alle proprie dimensioni. In realtà esistono soluzioni proporzionate: piattaforme software a costo contenuto pensate specificamente per le piccole imprese, la possibilità di affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni a un consulente esterno qualificato, e percorsi di formazione mirata per il personale coinvolto nella gestione dei canali.
Le associazioni di rappresentanza possono giocare un ruolo importante nell'accompagnare le PMI in questo percorso: fornire informazione aggiornata sulle soglie di obbligo e sulle scadenze, segnalare strumenti tecnologici accessibili e conformi, organizzare formazione condivisa sul tema, e mettere in rete le imprese per scambiare esperienze di implementazione. Un adempimento normativo affrontato con il supporto giusto diventa un'occasione per rafforzare la governance interna, non solo un costo di compliance.